Mini Cursos: Consultoría Organizacional:
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Consultoría Organizacional
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EL PLAN
DE ACCION
Ya se sabe exactamente en qué punto del
proceso se encuentra el proceso de
mejora; se identifica la Restricción que
causa la mayoría de los efectos
indeseables. Se sabe dónde se quiere
estar; se determinan las inyecciones que
provocarán los resultados deseados.
También se fijan marcadores intermedios
secuenciados de forma lógica. Se ha
planeado todo muy bien, pero si no se
actúa, la realidad no cambiará.
Al determinar las acciones necesarias,
se debe fijar la atención no en lo que
se plantea hacer, sino en lo que se
quiere lograr. La “espina dorsal” del
Árbol de Transición es la descripción
detallada de los cambios que se
visualizan en la realidad. Las
“costillas” son las acciones necesarias
para provocar ese cambio gradual hasta
lograr los objetivos.
Este método obliga a examinar
cuidadosamente qué acciones realmente
son necesarias y si son suficientes o no
para garantizar el logro de los
objetivos. Muy a menudo, se depende de
una serie de acciones simplemente porque
“es lo que siempre se ha hecho,” sin
revisar que sean esenciales para la
situación particular.
Pero más importante, el colocar el cambio gradual como la “espina dorsal” del plan provee una seguridad esencial cuando se planifica el futuro. Adoptamos la visión de causar un cambio específico en la realidad, más que seguir con una acción en particular simplemente porque así lo hemos planeado.
PROGRAMA PERMANENTE DE MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD (PPMP).
Este
Programa tiene su origen en México por
los trabajos investigativos del Dr.
Arturo Pacheco Espejel.(Pacheco , 1991)
, con posterioridad se realizo una
experiencia investigativa México – Cuba
y hoy esta es una herramienta utilizada
por profesores, investigadores y
estudiantes con aceptación (Pacheco y
Álvarez,1994)y de su base teórica y
metodologica han partido numerosas
investigaciones.
El PPMP es una herramienta práctica que
contribuye a mejorar el funcionamiento
de las organizaciones , incrementando la
“productividad”, el PPMP , que tiene
como objetivo fundamental implementar
procesos de cambio con la filosofía de
la mejora continua de los procesos y
resultados .
El PPMP es un programa de actividades
que apoyado en una metodología
consistente, guía el conjunto de
acciones que tienden a propiciar las
condiciones objetivas y subjetivas que
aseguran la presencia de la cualidad
productiva de la empresa y que esta
emerja .
El PPMP. en
su aplicación deberá tener las
siguientes características:
• Involucrativo: (participativo):
La aplicación del PPMP lleva implícito
en todas sus etapas la participación
activa de todos sus trabajadores y la
dirección de la organización , unidades
operacionales , funcionales y de apoyo
.Las acciones de Involucramiento deben
ser permanentes en cada etapa de
aplicación. Este principio es
insoslayable.
• Retributivo: Los trabajadores y
dirigentes deberán recibir en todos los
sentidos retribuciones y beneficios por
su aplicación, que satisfagan
necesidades; esta retroalimentación
permitirá hacer mas efectiva su
participación, y por ende, el
Involucramiento, que finalmente queremos
lleve a un alto compromiso de todos los
actores organizacionales .
• Permanente: El PMP. debe
entenderse dentro de la filosofía de la
mejora continua y no un programa para
solucionar un problema particular, debe
ser cíclico, y en cada ciclo ir
adaptándose a nuevos estados mas
exigentes en la evaluación de la
“productividad”; con su aplicación debe
ir generándose en la organización y en
la unidad operacional una capacidad de
cambio permanente.
• Preventivo (Proactivo): Debe
tender en su esencia a prevenir
problemas, no solo será un conjunto de
acciones correctivas una vez detectados
los problemas, en la medida el mismo
tienda cada vez más a la prevención, su
aplicación reportara mayores beneficios.
• Adaptativo: Debe estar en
función de las características concretas
de la organización y su entorno y en
base a esto a adaptar las etapas y
estrategias a seguir en su aplicación.
• Teleológico: Debe tenerse una clara
orientación hacia los objetivos
concretos de cada organización, en cada
momento histórico de su desarrollo y en
consonancia con su entorno .
• Universal: Debe ser tal que pueda
aplicarse en el universo de
organizaciones existentes tanto en la
esfera de la producción como de
servicios.
El PMP
consta de las siguientes etapas:
1. Involucramiento.
2. Diagnóstico (medición).
3. Estrategias de Solución.
4. Instrumentación.
5. Evaluación y ajuste .
ETAPA 1.
INVOLUCRAMIENTO.
El objetivo esencial de esta etapa es
lograr desde el inicio y durante todo el
proceso, el compromiso y la
participación activa de todos los
trabajadores implicados desde la alta
dirección hasta el nivel operativo. Para
lograr lo anterior es necesario la
preparación inicial y continua del los
directivos y trabajadores que serán el
artífice de la mejora y darán
continuidad a ella en el futuro, la
creación de una capacidad propia de
cambio es un proceso que requiere tiempo
y formación , pero es indispensable para
cualquier programa de mejora continua.
ETAPA 2.
DIAGNÓSTICO.
El diagnóstico llevará implícito la
medición de los resultados a través de
indicadores de “productividad” ( IP) por
una parte y es de donde surgen los
problemas y de los factores inhibidores
por otra , las causas , con el fin de
analizar la influencia de estos factores
en la “productividad” .
ETAPA 3.
ESTRATEGIA DE SOLUCIÓN.
Consiste en diseñar de forma colectiva
la estrategia global de solución a los
problemas diagnosticados, que desde
luego partirán de la acción sobre las
causas, relacionadas con los factores
inhibidores .
ETAPA 4.
INSTRUMENTACIÓN.
Consiste en crear las condiciones para y
aplicar la estrategia de solución
definida en la etapa anterior.
ETAPA 5.
EVALUACIÓN Y AJUSTE.
Se basa en medir y evaluar los avances
de la Instrumentación, medir los
Indicadores de Productividad ( I.P.) y
valorar si se alcanzan los estados
deseados con el fin del aseguramiento
real y sostenido de la “productividad”.
En esta etapa se abrirá un nuevo ciclo
de aplicación del PPMP. con metas
superiores.
El término
productividad es considerado de forma
diferente por los autores e
investigadores para Heinz Weihrich (
1989) productividad es la razón entre
recursos y resultados dentro de un lapso
con la debida consideración a la
calidad. Este concepto implica eficacia
y eficiencia del desempeño individual y
organizacional. La eficacia se refiere
al logro de los objetivos y la
eficiencia es el logro de los fines con
la menor cantidad de recursos.
También la productividad es considerada
como la clave para la rentabilidad del
negocio. Es el resultado de como se
administran los procesos para la
producción de bienes o servicios con
base en la implantación de innovaciones
tanto en, lo que se refiere a los
productos como a sus procesos
Si se compara esta definición con el
enfoque más tradicional (salidas entre
entradas), se puede encontrar una gran
diferencia, los enfoques más actuales al
respecto consideran este concepto de
productividad con el sentido más amplio
posible y es lo se ha significado como
“productividad”. Es necesario establecer
aquellos factores que afectan la
“productividad.” y actuar en
consecuencia a sus efectos y a las
posibilidades en cada momento ,
difícilmente se puedan alterar
significativamente los factores
externos, pero resulta conveniente
conocerlos y valorar posibles formas de
disminuir su efecto , en el caso de los
factores internos ellos están al alcance
de la autoridad de los directivos, por
lo cual las acciones serán generalmente
viables si se posee la capacidad de
cambio requerida .
A modo de sintetizar la concepción dada al termino “Productividad” (Pacheco 1991, Pacheco y Álvarez 1994) la misma es entendida por estos autores como , “la cualidad emergente de los procesos productivos (de bienes y servicios) que hacen que tiendan a mejorar en todos los sentidos”, es decir, en forma integral y desde luego permanentemente en un proceso de mejora continua .
Dado lo
anterior es necesaria, la convergencia
de ciertas condiciones específicas. Así
como para que un proceso mejore, se
requiere que sucedan tres cosas
simultáneamente:
• Querer mejorar.
• Poder mejorar (incluye el Saber
como y el Tener con qué).
• Actuar en consecuencia.
El “Querer”
mejorar esta directamente relacionado
con la actitud y el comportamiento
posterior de los trabajadores que
intervienen en el diseño y ejecución de
los procesos , lo que es resultante de:
la motivación , la personalidad de cada
individuo y su logro depende mucho del
sistema estimulador que pueda ser
creado.
El “Poder” mejorar depende a su
vez de dos condiciones el “Saber” cómo
mejorar y el “Tener” los medios
necesarios y suficientes para mejorar.
El “Saber” se refiere al
conocimiento, experiencia y habilidad
del trabajador, y esta muy ligado al
logro de las competencias requeridas ,
no solo para ejecutar bien sus tareas,
sino también para estar en posibilidades
de mejorarlas y contribuir a que la
organización mejore.
El “Tener” se refiere en esencia
a contar con los medios necesarios: la
tecnología y los objetos de trabajo ,la
materia prima ( y desde luego también
con los recursos humanos en términos de
cantidad) . Es necesario que la
organización cuente con la tecnología
adecuada, la que no siempre tiene que
ser necesariamente la de punta , que a
veces fuera de contexto generalmente
termina subutilizándose , ni tampoco que
su nivel de deterioro y obsolescencia
frenen los esfuerzos por mejorar la
“productividad”. Lo mismo sucede con la
materia prima, debido a que, si la
organización toma el cuidado necesario
para garantizar su abastecimiento en la
cantidad y la calidad necesaria a todo
lo largo de la cadena productiva, se
facilitaran sensiblemente los esfuerzos
por mejorar la “productividad”.
El Tener al igual que el Saber y el
Querer, tiene sus dimensiones esenciales
( Pacheco y Álvarez 1994; Álvarez 2001)
a través de las cuales se determina su
estado y la posible influencia en los
resultados del sistema.:
El “actuar en consecuencia” se
refiere concretamente al papel que
desempeña la dirección de la
organización , Son los directivos los
que tienen la responsabilidad de que
sobre los cuatro primeros factores se
actúe en consecuencia, es decir, son los
responsables de poner en acción a todos
los trabajadores para lograr que acorde
a las posibilidades y en un entorno dado
se tengan los otros cuatro factores en
las cantidades, calidades y con la
oportunidad necesaria para lograr que la
cualidad productiva (“productividad”)
emerja y mejoren los procesos y
resultados de la organización de forma
continua .
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