Mini Cursos: Consultoría Organizacional:
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Sitios Recomendados
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Consultoría Organizacional
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Se recibe y trasmite información al grupo cíclicamente para ir disminuyendo la variedad de opiniones
•
Crear un clima psicológico que
facilite la utilización de las
capacidades creativas. |
Para lograr lo anterior es conveniente tomar en cuenta las recomendaciones para una discusión eficaz en grupo, para lograr una comunicación eficaz y para saber escuchar correctamente.
REGLAS
PARA UNA DISCUSION EFICAZ EN GRUPO
1. Oír y respetar los puntos de vista de
los demás miembros del grupo.
2. Ayude a que todos se sientan parte de
la discusión del grupo.
3. Nunca diga que Ud personalmente no
esta de acuerdo con alguien más bien
diga que pina de una manera distinta.
4. No se considere obligado a refutar a
quien tenga una opinión distinta a la
suya.
5. Ayude conscientemente a que otros
participen.
6. Sea abierto u promueva que los demás
digan lo que piensan.
7. Cada miembro es responsable del
desarrollo.
8. Mantenga su participación en los
niveles mínimos para que otros puedan
participar
9. La única pregunta estúpida es la que
no se hace.
10. Manténgase abierto y busque los
meritos de las ideas de los demás.
11. Evite cualquier actividad que
retarde el desarrollo de la reunión.
12. Evite los conflictos personales.
13. Evite ser crítico y sarcástico con
otros miembros del grupo.
14. Nunca subestime las ideas y
preguntas de los demás.
15. Evite las conversaciones que
distraigan el asunto que se esta
tratando.
16. Mantenga una actitud amistosa y de
apoyo.
17. Cuando sea apropiado resuma lo que
se ha dicho.
18. Usar las preguntas para dirigir la
reunión, más que las intervenciones.
COMO LOGRAR UNA COMUNICACIÓN EFICAZ
1. Saber
escuchar.
2. mantenga una actitud positiva y
cooperadora hacia la comunicación.
3. respete a su interlocutor.
4. Analice las características y
experiencias de su interlocutor y actúe
en consecuencia.
5. considere el momento psicológico.
6. Confíe en el otro e infiérale
confianza.
7. manifieste apoyo, comprensión,
razone, no dispute.
8. Sea coherente, objetivo, sencillo y
ameno.
9. No se prejuicie.
10. Realice control emocional, no se
altere.
11. No ironice ni sea sarcástico y evite
agredir.
12. No pierda de vista los objetivos.
RECOMENDACIONES PARA SABER ESCUCHAR
CORRECTAMENTE
“LA NATURALEZA DIO AL HOMBRE DOS OIDOS Y UNA LENGUA, POR LO ES EVIDENTE QUE DEBE OIR MAS DE LO QUE DEBE HABLAR”
1. Deje de
hablar.
2. Ponga a quien habla cómodo.
3. muéstrele que Ud quiere.
4. Elimine las distracciones.
5. Trate de ser empatico con el.
6. Sea paciente.
7. Mantenga un buen humor.
8. Sea prudente con sus argumentos
críticos.
9. Haga preguntas.
10. Pare de hablar.
El éxito de la toma de decisiones con el empleo de los métodos de expertos depende mucho de la selección del personal. Para hacer una buena selección de los expertos son útiles la aplicación de las siguientes reglas:
a)
Seleccionar al experto en
correspondencia con el objetivo de
trabajo a realizar (el objetivo
determina al experto y no a la inversa).
Para lograrlo debe analizarse a priori
cual es la posición del mismo ante el
problema y para conocer su posición es
conveniente la realización de las
siguientes preguntas:
• ¿Qué vínculo tiene con el problema que
se trata?
• ¿Cómo lo afectaría cualquier decisión
sobre el problema?
• ¿Qué pierde? ¿Qué gana?
Los expertos seleccionados deben ser
tales, que sus motivaciones e intereses
no se superpongan al problema que deben
abordar, para que puedan evidenciar
imparcialidad.
b) La cantidad de expertos no debe ser tan pequeña que se pierda la idea de la valoración colectiva, no debe ser tan grande que aumente innecesariamente los gastos para la elaboración de los criterios colectivos. Un número razonable de miembros de un grupo para solucionar problemas debe oscilar entre 7 – 15 personas.
c) Deben
tener idoneidad para la tarea a
realizar. Los elementos que determinan
esa idoneidad son:
• La especialidad del experto.
• La experiencia acumulada.
• El nivel de conocimiento.
• El grado de compromiso ante el
problema que se analiza.
LA ENCUESTA (TECNICA PARA RECOPILAR
INFORMACION)
Esta deber ser utilizada sólo cuando se hallan definido claramente los objetivos para los que se elabora y las condiciones de su aplicación. Para lograr su objetivo es necesario observar los procedimientos siguientes:
•
Identificar la información necesaria
• Decidir quien posee la información más
confiable.
• Planificar como utilizar la
información.
• Desarrollar preguntas que permitan
respuestas precisas, sin ambigüedades.
• Confeccionar el cuestionario de forma
breve, sencilla y clara.
• Ensayar las preguntas con varias
personas para descubrir las que no están
claras.
Las
preguntas pueden ser “cerradas”, con un
número limitado de respuestas a escoger:
¿Qué tiempo lleva ocupando el cargo
actual?
________Menos de un año ______de 1 –3
años. _______Más de 3 años.
O pueden ser
“abiertas”.
¿ Cómo usted utiliza la información
contenida en el informe mensual?.
La encuesta tiene sus ventajas y
desventajas que son las siguientes:
VENTAJAS |
|
|
Permite obtener información de forma económica y simultáneamente. |
· Puede haber interpretaciones diferentes de las preguntas. · Si la respuesta es ambigua no hay posibilidad de procesarla. |
LA ENTREVISTA (TECNICA PARA RECOPILAR INFORMACION)
Al igual que la encuesta, para desarrollar la entrevista es necesario observar determinados procedimientos para obtener resultados positivos de ella, es decir, para lograr su objetivo.
La técnica de la entrevista se
estructura en varias fases:
1. - Planificación.
2. - Realización.
a) Introducción.
b) Conversación.
c) Cierre.
3. - Explotación.
En la planificación debe tenerse en
cuenta lo siguiente:
• Las personas a las que se van a
entrevistar.
• Fijación de fecha y hora para su
realización.
• Duración estimada o tiempo disponible.
• Definir claramente el objetivo a
lograr.
• Precisar el lugar de realización.
• Elaboración de la guía de preguntas.
• Conocer las cualidades o
características del entrevistado, sus
tareas y responsabilidades.
• Coordinar con anticipación la
entrevista.
Para la realización de la entrevista
debe procederse de la forma siguiente:
• Ser puntual.
• Identifíquese con el entrevistado.
• Explique de forma breve y concisa el
objetivo de la entrevista.
• Exponga al entrevistado las razones de
su selección.
• Emplee un lenguaje claro y sin
utilizar frases cliché.
• Trate de no desviarse demasiado del
punto principal.
• Gane el interés y la confianza del
entrevistado.
• Compórtese de una manera intermedia
entre lo formal y lo informal.
• Mantenga una conducta amistosa.
• Evitar dar la impresión de estar
sometido al entrevistado a un
interrogatorio.
• Esté preparado para responder
cualquier pregunta sobre la finalidad de
la entrevista y el uso que se le va dar
a la información recibida.
• Oiga pacientemente, sepa escuchar.
• Exprese sus opiniones con tacto y
delicadeza pero solo si es
imprescindible. En general no exprese
sus propias opiniones, no influya o
induzca, deje que fluya la conversación.
• Recuerde que siempre se pierde el
objetivo de la entrevista con una
discusión.
• No contradiga.
• Haga preguntas al nivel adecuado.
• Emplee la terminología del lugar.
• Mire a los ojos de su interlocutor.
• Distinga claramente un hecho de una
opinión.
• Ajústese al tiempo acordado.
• No dé la impresión de que usted lo
conoce todo.
• Nunca diga al entrevistado: “Usted
está equivocado”.
• No critique con el entrevistado la
forma en que se están haciendo las
cosas.
• Es preferible tomar notas a grabar.
• Confronte sus notas con el
entrevistado.
• Agradezca la oportunidad dada.
• Exprese la posibilidad de una consulta
posterior para aclarar algunas ideas.
En la explotación de la entrevista se
debe proceder de la forma siguiente:
• Completar y ordenar las notas.
• Conservar los originales si los pasa
en limpio.
• Verificar y efectuar las
comprobaciones cruzadas.
• Proceder con tacto al verificar la
información que parezca contradictoria.
• No hacer uso de las respuestas de un
entrevistado en contra de las de otro.
• Estudiar las notas, analizarlas y
sacar sus propias conclusiones.
PLANILLAS DE COMPROBACION (TECNICA PARA
RECOPILAR INFORMACION)
Las planillas de comprobación permiten
la recopilación fácil y el análisis
posterior de los datos y se utilizan
para comprobar con que frecuencia ocurre
un hecho durante un período prefijado de
tiempo.
Numerosas clases de datos pueden ser
determinados utilizando la planilla de
comprobación:
• Número de veces que algo sucede.
• Tiempo que demora hacer algo.
• Costo de cierta operación durante un
período de tiempo.
• Frecuencia de ocurrencia – por rama,
personas, máquina, etc.
• Impacto de una acción durante un
período de tiempo.
Ejemplo de planilla de comprobación:
|
Defecto |
Ene |
Feb. |
Mar |
Abril |
Mayo |
Junio |
Total |
|
Alambrado defectuoso en el filtro de la línea |
/ |
/ |
// |
/ |
/// //// |
// |
14 |
|
Mal alambrado en el filtro de la línea |
|
// |
/ |
/// |
// |
/ |
9 |
|
Mal alambrado en el circuito del interruptor |
/ |
/ |
/// |
|
/// |
/ |
9 |
|
Mal alambrado a la salida de la conexión |
|
|
// |
//// |
/// |
/// |
12 |
|
Alambres dañados |
|
|
/ |
|
|
|
1 |
|
Alambre de tierra sin conectar |
|
|
|
// |
|
|
2 |
|
TOTAL |
2 |
4 |
9 |
10 |
15 |
7 |
47 |
TORMENTA DE CEREBROS (TECNICA PARA GENERAR IDEAS)
La tormenta de cerebros (brainstorming) es una técnica para la generación de ideas que fue creada por Alex Osborn en los finales de 1930, la que describe en su libro “Imaginación aplicada”.
La tormenta de ideas tiene los
siguientes objetivos:
• Obtención de un máximo de ideas.
• Aumentar la probabilidad de respuestas
útiles que después pueden ser combinadas
y perfeccionadas.
• Alentar las ideas de otros y
contribuir a desarrollarlas.
• Analizar la idea separadamente de
quien la generó (despersonificarla).
Existen varias formas de desarrollar la tormenta de cerebro tales como: RUEDA LIBRE (free wheeling), ROUND ROBIN y el METODO DE LA TIRA DE PAPEL
El más popular es la
RUEDA LIBRE y en su
desarrollo deben observarse las
siguientes reglas:
• El grupo deber ser dirigido por
alguien de experiencia que lo incite a
generar ideas.
• El que dirige no da criterios.
• Las ideas no se evalúan.
• Existe libertad de pensamiento y
ausencia de críticas.
• Todos deben comprender el problema,
objetivos y el proceso a seguir.
• Los participantes exponen sus ideas
espontáneamente.
• El registrador anota las ideas en la
medida que son expuestas.
• Deben utilizarse instrumentos para
lograr consenso a fin de reducir el
listado.
La rueda libre tiene las ventajas y
desventajas siguientes:
VENTAJAS
• Muy espontáneo.
• Tiende a ser creativo.
• Es fácil la contribución a ideas de
otros
DESVENTAJAS
• Individuos fuertes pueden
dominar la sesión.
• Pueden perderse ideas cuando hablan
muchos a la vez.
El ROUND ROBIN
se desarrolla mediante el
siguiente procedimiento:
• El facilitador pide a cada miembro,
por turno, una idea.
• Los miembros del grupo pueden dar una
opinión en cualquier vuelta.
• La sesión culmina una vez que los
participantes hayan dado su opinión.
• Las ideas son registradas al igual que
en la rueda libre.
El ROUND ROBIN tiene las ventajas y
desventajas siguientes:
VENTAJAS
• Es más difícil que un individuo
domine.
• Se hace difícil aguardar por
el turno.
• Las discusiones tienden a ser más
concentradas.
DESVENTAJAS
• Hay cierta pérdida de energía.
• Se alienta a todos los miembros a que
participen.
• No es tan fácil trabajar sobre ideas
de otros.
Hay otras formas de desarrollar la
tormenta de cerebros como son:
METAPLAN. Las ideas se anotan en
tarjetas y se clavan en la pared. Cuando
un participante clava una tarjeta, lee
las ya colocadas, que a la vez le
servirán de inspiración para nuevas
ideas. Al final de la sesión cada
participante pega un punto coloreado en
aquellas tarjetas que considera de mayor
interés. De ese modo se puede apreciar
que ideas son las más aceptadas, sin que
alguno de los participantes intimide a
los demás.
EL SEIS – TRES – CINCO. Consiste en la
reunión de seis participantes y cada uno
escribe tres propuestas en un papel y
pasa la hoja al compañero de al lado,
que a su vez inspirándose en esas
propuestas, escribirá otras tres. El
resultado es que en cada hoja aparecen
36 propuestas de solución, que,
multiplicadas por el número de hojas,
dan un total de 108 sugerencias.
EL METODO DELPHI (TECNICA PARA GENERAR
IDEAS).
Este es un método de experto por cartas
que fue creado en la RAND CORPORATION de
USA en la década de 1940 por T.J. Cordon
y Olaf Helmer y se publicó en 1964.
El objetivo del método Delphi es obtener
el más confiable consenso de opiniones
de un grupo de expertos, evitando la
confrontación directa entre ellos.
El método Delphi consiste en un
interrogatorio a los expertos mediante
una serie de preguntas realizadas
sucesivamente que están relacionadas con
la pregunta primaria original. Es un
proceso de preguntas, de respuestas y
retroalimentación con nuevas preguntas,
donde después de varias interacciones se
alcanza el consenso.
Para valorar el nivel de consenso se
determina el coeficiente de concordancia
( C) , mediante el siguiente
procedimiento.
C = (1- Vn/Vt) 100
Donde:
C: coeficiente de concordancia.
Vn: votos negativos.
Vt: Votos totales.
El criterio más generalizado es que hay consenso cuando se cumple que: C >=75 %.
Ventajas de este método.
• Permite tener criterios con mayor
grado de objetividad.
• El consenso logrado sobre la base de
los criterios es muy confiable.
• La toma de decisiones sobre la base de
los criterios de expertos obtenidos por
este método tiene altas probabilidades
de ser eficiente.
• Permite valorar alternativas de
decisión.
• Evita conflictos entre los expertos y
crea un clima favorable a la
creatividad.
• El experto se siente involucrado
plenamente en la solución del problema y
esto facilita su implantación.
• Garantiza la libertad de opiniones
sobre la base del anonimato y la
confidencialidad.
Desventajas de este método.
• Muy laborioso y lleva tiempo
aplicarlo.
• Relativamente costoso en comparación
con otros.
• Precisa de buenas comunicaciones.
• Debe ser llevado a cabo por un grupo
de análisis.
El método se desarrolla por rondas consecutivas con entradas y salidas del Grupo de Análisis. Si se obtiene consenso se continúa a la próxima ronda, de lo contrario, se retrocede, se hace la misma pregunta, se reformula la pregunta o se hace una breve explicación al experto y así sucesivamente hasta encontrar el consenso.
LOS GRUPOS NOMINALES (TECNICA PARA
GENERAR IDEAS).
La técnica de los grupos nominales para
generación de ideas es considerado como
uno de los tres métodos de expertos
básicos conjuntamente con la tormenta de
ideas (brainstorming) y el método de
Delphi. El procedimiento que se sigue
para la aplicación de la técnica de los
grupos nominales es el siguiente:
a) El facilitador formula la pregunta
que además los participantes ya tienen
escritas en una hoja de papel.
b) Se pide al grup que redacte las
respuestas de forma silenciosa e
independiente.
c) Se trasladan las ideas de cada
participante, en cierto orden, a la
pizarra o pliego de papel, por rondas.
d) Se declaran las ideas que han sido
escritas.
e) Se hace votación ponderada anónima de
las ideas que se seleccionan (de 5 a 9)
en una hoja, estas se recogen viradas
hacia abajo y se mezclan para mantener
el anonimato.
f) El resultado de los votos se suman en
la pizarra o pliego de papel delante de
todo el grupo.
g) Se vuelven a aclarar ideas y se
procede a realizar votaciones de forma
iterativa, repitiendo las aclaraciones y
votaciones hasa que en dos de ellas
sucesivas las ideas seleccionadas sean
las mismas.
El método de los grupo nominales se
diferencia del Delphi en que en el
primero los expertos están presentes y
juntos, aunque no hay interacción entre
estos.
Los grupos nominales ofrecen la ventaja
siguiente:
• Asegura el tiempo necesario para la
generación de idea.
• Se evitan interrupciones en el
pensamiento.
• Se elimina el dominio por parte de
personas fuertes que puede producir
inhibiciones en el resto.
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