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Instrumentos para planear las acciones

La puesta en práctica de las soluciones a las que ha arribado el grupo en el proceso de solución de problemas es tan importante como el análisis de sus causas, la generación de soluciones potenciales y la selección y planificación de la solución.

Por ello es importante en este paso la utilización de instrumentos y técnicas que ayuden al grupo a:
• Especificar y aclarar las tareas que se deben cumplimentar.
• Ordenar secuencialmente como deben realizar las tareas.
• Evaluar las necesidades para cada tarea.
- ¿ A quién se necesita para hacer algo?.
- ¿ Qué tiempo demorará?.
• Establecer el programa de cumplimiento de cada tarea.
• Especificar como van a ser controlados y medidos los resultados.
Esos instrumentos y técnicas para planear las acciones se exponen a continuación.

DIAGRAMA DE FLUJO ( TECNICA PARA PLANEAR ACCION).

Los diagramas de flujo muestran las entradas, puntos de decisiones y salidas de un proceso dado. Estos símbolos estándares unidos con flechas para demostrar como opera el sistema o el proceso de trabajo.
Para construir un diagrama de flujo es necesario:
• Identificar las actividades principales que se van a desarrollar y las decisiones que se van a tomar a medida que la solución se pone en práctica.
• Comprobar la lógica del plan siguiendo todas las rutas posibles en el diagrama para asegurarse que se han tenido en cuenta las contingencias.
A continuación se pone un ejemplo de diagrama de flujo, teniendo como base los procedimientos a emplear por el grupo para trabajar en el paso 1 del proceso de solución de problema (identificación y selección del problema).

DIAGRAMA DE FLUJO

DIAGRAMA DE GANTT. (TECNICA PARA PLANEAR ACCION)

El diagrama de Gantt permite registrar la programación, sucesos, actividades y responsabilidades necesarias para cumplir un proyecto o poner en práctica una solución propuesta por un grupo.
Aunque existen muchas variantes, todos los diagramas de Gantt reflejan “lo que va ser ejecutado”, “cuando” y “por quien”.
Este diagrama permite al grupo comprobar las suposiciones que se han tenido presente en los planes de puesta en práctica de las soluciones.
Para el empleo del diagrama de Gantt se realiza el siguiente procedimiento:
• Se divide el plan de puesta en práctica en etapas alcanzables.
• Se asigna la responsabilidad de cada paso a un miembro del grupo.
• Se decide cuanto tiempo tomará cada tarea y se establece una fecha realista para su culminación.

Ejemplo de diagrama de Gantt.

¿Qué?

¿Cuándo?

¿Quién?

TAREA

E

F

M

A

M

J

J

A

S

O

N

D

RESPONSABLE

A

Manuel

B

Pedro

C

Julio

D

José

DIAGRAMA DE PERT (TECNICA PARA PLANEAR ACCION)

Este diagrama es aplicable a proyectos en cualquier campo, particularmente, a los complejos y novedosos, y , tiene como objetivo controlar el tiempo y los costos.
El diagrama muestra todas las actividades que deben realizarse para que la puesta en práctica de las soluciones sean concluidas en el tiempo calculado.
De las diferentes “rutas” que pueden conducir a la práctica de las soluciones, la “ruta crítica” es aquella que refleja el tiempo mínimo requerido para completar el proyecto.
Este diagrama se emplea cuando se trata de comprobar o monitoriar la puesta en práctica de un plan complejo, o de un plan que implique considerables gastos.

Los procedimientos para elaborar un diagrama de PERT son los siguientes:
• Se identifican las actividades necesarias.
• Se determinan las interrelaciones (por ejemplo, la actividad 3 no se puede iniciar hasta que la 1 y la 2 no hayan concluido).
• Se calcula el tiempo requerido para cada actividad.
A continuación se muestra un breve ejemplo de un diagrama de PERT para el planeamiento y conducción de reuniones por el personal dirigente.

ACTIVIDAD	DESCRIPCION	DURACION (MINUTOS)	ACTIVIDAD QUE LE ANTECEDE
A	Confeccionar agenda de la reunión	90	-
B	Redactar Memo	20	A
C	Envíar Memo	5	B
D	Reservar salón	5	C
E	Solicitar café	5	C
F	Conducir la reunión	180	D y E
G	Evaluar la reunión	15	F

REDUCCIÓN DEL LISTADO.

Es una técnica que tiene diversas utilidades pero útil para lograr:
1. Comprensión de Ideas o Problemas detectados.
2. Obtener una lista de ideas o problemas objetivamente mejorables.
3. Valorar posibilidad de solución en las condiciones y autoridad del grupo.
4. Los pasos para lograr la reducción del detectados. pueden ser:
• Esclarecer todos los planteamientos detectados. y su significado.
• Valorar como pueden integrarse los planteamientos similares o susceptibles a integrar.
• Obtener una resta objetivamente manejable.
Para esto pueden utilizar las preguntas :
• ¿Tiene el grupo control sobre el (los) problema (s) y su (s) solución(es) ? .
• ¿Es importante solucionar el (los) problema(s)?.
• ¿Dispone el grupo de los recursos necesarios para solucionarlo (s)? ( personas, dinero, equipos, etc.).

Las ideas o problemas desechados se encierran en paréntesis o corchetes, si se combina esta técnica y se aplica alguna técnica de búsqueda de consenso se pueden lograr las Ideas transformadoras como tal (o los problemas que se cree deben ser resueltos.)

KOLIMADOR

Es una técnica que puede ser usada para la decisión de cuales problemas pudiéramos solucionar con más probabilidad de éxito y un gasto racional de recursos, tomando en cuenta una serie de variables tales como:
• COSTO
• EL TIEMPO
• LA AUTORIDAD SOBRE LAS DECISIONES
• EL CARÁCTER BASICO DEL PROBLEMA

Una vez que se tiene el o los problemas se pueden clasificar de esta manera y ayudar a que los consultores y equipos laboren en clasificar y colegiar aquellas decisiones con mayores probabilidades de éxito en las condiciones del estudio.
• COSTO: ALTO o BAJO, debe definirse previamente que significa cada termino.
• TIEMPO: MUCHO o POCO; debe definirse igualmente y previamente que significa cada término.
• AUTORIDAD SOBRE LAS DECISIONES: INTERNO o EXTERNO; cuando se tiene toda la autoridad para resolverlo es INTERNO y lo contrario, o sea que esta implicada la autoridad o regulación de un nivel superior, entonces es EXTERNO .
• CARACTER DEL PROBLEMA; SUBJETIVOS(S) u OBJETIVO(O); los problemas nunca tendrán para estos dos últimos casos causas totalmente puras, pero el equipo puede valorar donde esta la tendencia más fuerte y así poder ser más eficaz en su solución.

MAPA DE COLORES

Es una técnica que puede ser usada para la interacción grupal o de manera individual
Para recopilar información acerca de la situación de las diferentes áreas o procesos en que pueda subdividirse una organización; una vez preparado el mapa se procede a evaluar y fundamentar esta evaluación en
VERDE ____________ B
AMARILLO _________ R
ROJO ____________ M
Si se utiliza partiendo de un sistema de expertos (Individual) puede calcularse el coeficiente de concordancia para tener una idea del consenso a partir de la expresión:

Vn
C= ( 1-- ---------------) 100
Vt

Donde
Vn : votación negativa
Vt : votación total
Si C es mayor o igual (≥) a 75% entonces se puede asumir que hay consenso

POSITIVO, NEGATIVO, INTERESANTE. (PNI)

Esta es una técnica que puede tener diversos usos, pero su esencia radica en buscar los aspectos positivos, negativos e interesantes de una idea, actividad realizada, servicio prestado lo cual nos permite valorar de manera más integral la idea, actividad , servicio , definir deficiencias a resolver o cuestiones positivas que mantener y desarrollar .
POSITIVO: lo bueno, ventajoso, lo favorable de la idea o resultado analizado.
NEGATIVO: son los defectos, insuficiencias, razones por que no gusta.
INTERESANTE: lo que ha generado curiosidad, inquietud, expectativa.

Esta técnica se utiliza mucho en la Formación para evaluar los cursos , evaluar reuniones ,sesiones …etc. utilizándola también para retroalimentarse acerca del resultado (Ejemplo: conferencia, taller, curso.....) Hay una técnica muy parecida – La hoja de balance que solo analiza lo positivo o lo negativo.

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